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신박사의 마이스·관광 칼럼② "박람회 조직의 비효율성 원인과 획기적인 타개책"

신창열 관광학박사/한국웰빙문화관광협회 회장

하인규 기자 | 기사입력 2023/07/02 [23:44]

신박사의 마이스·관광 칼럼② "박람회 조직의 비효율성 원인과 획기적인 타개책"

신창열 관광학박사/한국웰빙문화관광협회 회장

하인규 기자 | 입력 : 2023/07/02 [23:44]

▲ 신창열 관광학박사/한국웰빙문화관광협회장     ©브레이크뉴스 하인규 기자

 

지방박람회가 개최되기 위해서 별도의 조직이 필요하다. 이 조직은 대개 ‘박람회조직위원회’라는 명칭을 사용하고 주로 지방출연기관으로 설립되며 재단법인의 형태이다. 재단법인의 이사장은 광역자치단체장(시장, 도지사)이며 조직위원장을 겸직한다. 기초자치단체가 공동주최자로 참여하는 경우 기초자치단체장이 공동조직위원장으로 위촉되기도 하며, 때로는 민간의 덕망 있는 사람이 조직위원장으로 위촉되기도 한다.

 

재단의 이사로 구성된 조직위원회는 주로 의사결정기구이며, 실제 박람회를 만들어가고 이끌어가는 실무 조직은 조직위원회 산하의 사무국(또는 사무처)이다. 사무국의 상주 직원은 지방정부의 공무원으로서 파견 근무를 한다. 파견 인원은 대략 50명 내외이며 광역단체와 기초단체의 공무원이 각각 50% 정도로 구성된다. 이들 파견인력은 신규 진급자와 부서별로 차출된 인력이 대부분이다. 박람회는 성격상 지방정부의 고유업무가 아니기 때문에 파견인력은 박람회나 이와 유사한 업무 경험이 거의 없다. 따라서 박람회에 대한 업무를 새롭게 배워야 하며 업무 수행에 수많은 시행착오를 거듭하게 된다. 따라서 박람회에 대한 전문성을 갖춘 업체에 위탁하여 박람회 업무를 대행시키고 필요에 따라서는 외부로부터 총감독을 위촉하여 도움을 받기도 한다. 하지만 박람회 준비기간은 최소 2년 이상이 소요되는데 파견 기간은 보통 1년 이하로 대부분 담당자가 바뀌는 경우가 많이 발생한다. 성공적인 박람회를 준비하고 개최하기 위해서는 담당자의 업무 지속성과 숙련도가 담보되어야 하지만, 파견 기간에 대한 행정 차원의 문제로 인해 담당자 업무가 비효율적이며 업무에 대한 관여도를 저하시킨다. 기존의 사무국 구성은 신규 채용을 하지 않고 기존 공무원을 파견 및 배치함으로써 신속한 조직 구성과 추가적인 인건비 부담이 없다는 장점이 있다. 반면 박람회 경험의 부재로 인한 시행착오의 반복과 전문가 부재로 인한 업무 효율성이 매우 낮다. 게다가 박람회 준비 도중 담당자 복귀로 인하여 업무 공백이 발생하며 후임자는 전임자의 과정을 다시 반복해야 하는 심각한 문제를 안고 있다.

 

최근 박람회 조직의 전문성을 강화하기 위하여 변화가 시도되고 있다. 경남과 하동군은 (재)하동세계茶엑스포조직위원회의 사무처장을 공개 모집하여 민간전문가를 국내 최초로 선임했다. 이를 계기로 후속 지방박람회의 사무처장(사무총장)을 공개 채용하는 사례가 이어지고 있다. 또한 2022년 보령해양머드박람회는 전시연출부의 책임자(부장)를 공개 채용하였다. 전시연출은 박람회의 핵심 분야이며, 예산 비중이 높은 편이다.

 

한편 박람회를 준비하는 과정에서 조직위의 파트너로서 대행사 선정은 필수적이다. 박람회는 다양한 부문이 복합적으로 연계되어 진행되기 때문에 통합 발주 형태로 입찰을 하게 된다. 따라서 박람회의 필요한 부문을 모두 갖추고 있는 종합광고대행사가 많이 참여하며, 경우에 따라 방송계열사, 이벤트기획사, 전시회사 등이 공동수급 형태로 참여한다. 최근 지방박람회의 예산 규모가 이전에 비해 많이 축소되자 종합광고대행사의 응찰이 현격히 줄어들고 있다. 박람회는 많은 시간과 인력이 소요되는데 예산 규모가 작아짐에 따라 기업 이윤이 적어져 시장의 매력이 줄어들었기 때문이다.

 

이처럼 국제행사로서의 지방박람회가 성공적으로 준비되기 위해서 많은 환경 변화에 직면하고 있다. 박람회를 준비하고 운영하기 위해서 박람회 조직 구성을 획기적으로 개선하고 효율적인 방안이 필요한 시점이다. 게다가 정부는 지방조직의 효율성 강화, 책임성 확보 및 운영 내실화라는 지방자치단체 조직관리지침을 하달하여 향후 자체 공무원 인력의 파견과 확보에도 어려움이 클 것으로 예상된다. 이에 박람회 사무국 조직의 획기적인 타개책을 제시하고자 한다.

 

첫째, 박람회 조직의 인력 규모를 최소화하고 업무 효율성을 높여야 한다. 현재 50여 명에 달하는 박람회 인력은 너무 많으며 효율적이지 못하다. 박람회 예산과 행정을 담당하는 부서에 공무원을 배치하고 나머지 부서는 전문인력을 채용하는 것이 효율적이다. 인력 규모의 산정도 핵심 업무를 중심으로 최소화해야 한다.

둘째, 파견 공무원은 중간에 복귀하는 것이 아니라 박람회가 청산되는 시점까지 남아있어야 한다. 파견 기간이 1년 이하로 종료되어 발생하는 문제를 원천적으로 차단하여야 한다. 지방정부 출연기관이므로 지방자치단체의 소속 공무원이 최종 업무를 마무리해야 하기 때문이다.

셋째, 조직의 최소화에 따른 경험과 실력 있는 민간전문가의 영입과 활용이 필요하다. 조직위 사무국을 총괄하는 사무총장(사무처장)은 물론 부문별 부서장을 경험이 많은 민간전문가로 채용하고 자체적으로 업무 수행이 가능해야 한다. 이렇게 되면 굳이 외부의 총감독을 위촉할 필요도 없어진다.

넷째, 박람회 업무의 파트너로서 부분적 업무를 담당할 용역사를 활용하는 것이 효율적이다. 기존의 박람회처럼 전체 업무를 대행사에게 위탁해야 하는 이유가 없기 때문이다. 조직위의 각 부서는 머리 역할을 용역사는 몸통 역할을 하는 시스템으로 박람회를 충분히 준비할 수가 있다.

 

지방박람회가 매년 3~4개 정도가 개최되고 있으나 박람회 예산 규모도 대폭 축소되고 지방정부의 부담이 높아지는 현실적인 상황에서 기존 방식대로 박람회를 준비하는 것은 분명히 한계가 있다. 박람회 조직 규모의 최소화와 충분한 역량을 발휘할 수 있는 전문가 조직으로 전환하지 않을 수 없다. 최근 지방박람회 조직 구성에 있어 민간전문가를 영입하는 시도와 함께 지방박람회의 성공을 담보할 수 있는 효율적이며 지속 가능한 조직 구성의 새로운 변화를 기대해본다.

 

신창열 관광학박사/한국웰빙문화관광협회 회장

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